ビジネス文書の書き方

文書とは

文書（ぶんしょ）は、閲覧されることを前提として記録される情報のことです。
最近では、紙以外のコンピュータなどによって操作される情報も文書の一つになります。
この場合は、英語のままドキュメント(document) と呼ばれることも多いです。
ビジネス文書とは文字通りビジネスの間で使われる文書のことです。
ビジネスのすべての場面で証拠となる公式文書であったり、ビジネスの個人と個人、または個人と会社の間のコミュニケーションを円滑に運ぶ役割を果たしたりもします。

ビジネス文書の書き方

ビジネス文書くとなるとどうやって書いたらいいか書き方がわからなくて悩む人も多いことと思います。
けれどもポイントがわかっていればそんなに難しくはありません。
基本的には１つの文書には１つの事柄について書きます。複数のことを書く場合は、関連のある事項にとどめます。
そして、自分の書きたい事を書くのではなくて、相手に伝えなければならないことを書くということを頭に入れておきます。相手に伝えたい用件を相手に伝わるようにわかりやすく書きます。
つまり第三者が読んでも理解できるように書きます。
文章もなるべく簡潔にかきましょう。長々と書くには文書には向いていません。
文章を書くときは５Ｗ２Ｈを考慮しながら書きましょう。
５Ｗ２Ｈというのは、
いつ（when）
どこで（where）
誰が（who）
なぜ（why）
何を（what）
どのように（how）
数量は（how much）
です。

６Ｗ２Ｈともいわれます。６Ｗですと（なぜ）howが加わります。
どちらにしてもこの要素を考えながら書くと漏れのない文書になります。
また、普通ですと起承転結で文を書きますが、ビジネス文書の場合は経過より結果が重要ですので、 結果を先に書きます。